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E-Mail



E-Mail-Adressen für Mitarbeiter

Hier finden Sie Informationen zur Einrichtung und Konfiguration der Mitarbeiter-Adressen name@soziologie.uni-muenchen.de



Weiterleitungen von E-Mails von der LRZ-Mailadresse an eine private E-Mail-Adresse

Eine Weiterleitung von Dienstmails (@soziologie.uni-muenchen.de / @lmu.de) an Mailadressen bei privaten Providern ist nicht erlaubt.
Sie finden dazu auch Informationen im Serviceportal in Zusammenhang mit der neuen DSGVO.

Gleichzeitig ist es so, dass Dienstmails auch nicht von Mailadressen privater Provider geschrieben werden sollen. Auch an die Studierenden soll mit der LMU-Mailkennung gemailt werden und sie angehalten werden diese zu verwenden.

Siehe Serviceportal zur DSGVO > E-Mail-Nutzung> Punkt 5 Nutzung von privaten E-Mail-Accounts für dienstliche Zwecke https://www.serviceportal.verwaltung.uni-muenchen.de/services/uebergreifende_services/datenschutz/datensicherheit/index.html

Zitiert aus dem Serviceportal:
5. Nutzung von privaten E-Mail-Accounts für dienstliche Zwecke
"Die Nutzung von privaten E-Mail-Accounts (d.h. privater Provider, wie z.B. gmx, googlemail, web, yahoo) zur Erfüllung dienstlicher Aufgaben ist weder regelmäßig erforderlich noch datenschutzrechtlich zu empfehlen und sollte vermieden werden.

Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung trägt die LMU. Die Rechtmäßigkeit kann bei der Nutzung privater Provider aber nicht sichergestellt werden, insbesondere bräuchte es eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO zwischen der LMU und dem jeweiligen Provider. Es ist letztlich auch soweit möglich zu vermeiden, dass dienstliche personenbezogene Daten bei privaten Providern – womöglich sogar außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO – (dauerhaft) liegen und deren Zugriffen oder denen von Dritten ausgesetzt sind. Im Übrigen sollten die jeweiligen Einrichtungen die für die konkrete Dienst- und Aufgabenerfüllung erforderliche IT-Infrastruktur, wozu auch ein dienstlicher E-Mail-Account gehört, zur Verfügung stellen. Bitte nehmen Sie hierzu bei Bedarf zu der für Sie zuständigen IT-Administration, z.B. der Rechnerbetriebsgruppe, dem Dezernat VI bzw. dem LRZ Kontakt auf."


Funktionskennungen

  • Funktionskennungen werden z.B. für Sekretariate oder Projekte verwendet.
    Der Vorteil ist, dass die Mails von mehreren Personen abgefragt werden können, ohne dass Datenschutzverletzungen erfolgen. Sie sollten nicht für persönliche Mails verwendet werden, sind aber gut für "Funktionsmails".
  • Wie ändere ich das PW einer Funktionskennunge, deren Besitzer ich bin?
Die Anleitung finden Sie auf den Seiten des LRZ:
  • Wie Konfiguriere ich Funktionskennungen (z.B. Weiterleitung oder Abwesenheitsmeldung)?
Sie melden sich mit Ihrer eigenen Mailkennung an und sehen dann die Funktionskennung aufgelistet.
Markieren Sie auf die Funktionskennung. Nun können Sie dann die meisten Konfigurationen vornehmen wie bei Ihrer Personenkennung. Dies betrifft zum Beispiel Weiterleitungen und Abwesenheitsmeldungen.

Konfiguration der Mailprogramme

Falls Sie Ihre LRZ-Mails an Thunderbird oder Outlook weiterleiten möchten, finden sie hier die betreffenden Infos und Einstellungen


Mailinglisten

Infos zum Aufbau der Mailinglisten und Überblick über alle Listen


Missbrauch von Mailadressen

Leider sind wir immer wieder damit konfrontiert, dass Mailadressen von Mitgliedern der LMU missbraucht werden.


Mailverschlüsselung

Wenn Sie sich dafür interessieren, sich eine certifizierte Mailsignatur zuzulegen oder Ihre Mails zu verschlüsseln, können Sie sich hier informieren.


Der "E-Mail Knigge"

  • Auch beim Schreiben von E-Mails sollte die Höflichkeit gewahrt werden. Selbst im privaten, aber vor allem im öffentlichen Umgang miteinander ist es sinnvoll sich zu überlegen, wie man sich ausdrückt. Bedenken Sie: Was Sie mit einer E-Mail schicken, ist schriftlich niedergelegt, und nicht "nur" gesagt. Weitere Hinweise finden Sie im E-Mail-Knigge

Rundmails und Forwards von Infos oder angeblich wichtigen Hinweismails

  • Wir werden alle mit so vielen Informationen und Mails beliefert, dass eine allgemeine Mailverschickung in den meisten Fällen der falsche Weg ist, um Menschen auf etwas hinzuweisen.
  • Bitte prüfen Sie, bevor Sie Mails an alle forwarden, ob diese wirklich für die Mitarbeiter am Institut relevant sind. Meist ist der persönliche Kontakt und/oder ein Aushang sinnvoller. Die Möglichkeit an "Alle" zu senden gibt es nicht überall und auch wenn wir sie haben, sollte sie nicht überstrapaziert werden.

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